As facturas de provedores chegan por mil camiños: adxuntas nun correo, como ligazón para descargar, dentro dunha área de clientes… e ao final do trimestre toca buscalas unha a unha. Este artigo propón un fluxo sinxelo, con ferramentas que seguramente xa tes, para que se ordenen practicamente soas.
O obxectivo
Que cada factura acabe nun único sitio, cun nome que diga o que é, e anotada nunha folla de cálculo lista para o trimestre. Sen programas caros e sen depender da memoria.
Paso 1: un filtro no correo
Case todos os servizos de correo permiten crear regras. A idea é que as mensaxes con facturas se etiqueten ou se movan a un cartafol «Facturas» automaticamente.
- Filtra polo remitente: os enderezos dos provedores habituais.
- Filtra por palabras no asunto: «factura», «invoice», «recibo».
- Filtra polas mensaxes con adxuntos en PDF.
Non ten que ser perfecto desde o primeiro día: cada vez que se escape unha factura, engade ese remitente ao filtro.
Paso 2: un cartafol único e nomes con criterio
Garda os PDF nun cartafol por ano e trimestre, por exemplo Facturas/2026/T3, e renomea cada ficheiro co mesmo patrón:
AAAA-MM-DD_provedor_importe.pdf → 2026-09-14_electrica_58,20.pdf
Con este formato, os ficheiros ordénanse sós por data e atopas calquera factura sen abrila.
Paso 3: que se garden soas
Aquí entra a automatización propiamente dita. Hai varias opcións segundo as ferramentas que uses:
- Google (Gmail e Drive): un pequeno script de Google Apps Script pode revisar a etiqueta «Facturas», gardar os adxuntos en Drive e marcar o correo como procesado.
- Microsoft 365 (Outlook e OneDrive): Power Automate ten modelos listos para gardar os adxuntos do correo en OneDrive.
- Servizos de integración como Make ou Zapier fan o mesmo con moitos provedores, a cambio dunha subscrición a partir de certo volume.
O renomeado automático é o máis delicado, porque o importe e a data están dentro do PDF. Unha solución intermedia: que a automatización garde o ficheiro co nome do remitente e a data do correo, e ti completes o importe ao revisalo.
Paso 4: a folla de cálculo
Unha folla sinxela co mesmo criterio para todas as facturas, con estas columnas:
- Data
- Provedor
- Concepto
- Base impoñible
- IVE
- Total
- Ligazón ao PDF
Se o paso anterior garda os ficheiros nunha nube, a automatización pode engadir unha fila por cada ficheiro novo, con data, provedor e ligazón. Ti só completas os importes. Ao final do trimestre, unha táboa dinámica dáche os totais por provedor e por tipo de IVE.
O que mellor non automatizar
- A revisión: bótalle un ollo a cada factura antes de dala por boa. Unha automatización tamén garda as facturas erróneas.
- As facturas en papel: dixitalízaas co móbil e gárdaas no mesmo cartafol e co mesmo nome. A orde é o que importa.
- Os datos sensibles: se usas servizos externos de automatización, comproba que datos pasan por eles e onde se gardan.
Copias de seguridade
Se as facturas viven nun só sitio, ese sitio ten que estar protexido. A regra clásica é a 3-2-1: tres copias, en dous soportes distintos, e unha delas fóra da casa ou da oficina. Lembra que as facturas hai que conservalas durante anos: polo menos catro a efectos fiscais, que é o prazo de prescrición, e seis segundo o Código de Comercio.
En resumo
Filtro no correo, cartafol único, nomes con criterio e unha folla de cálculo. Con iso, o peche do trimestre pasa de ser unha busca do tesouro a unha revisión tranquila. O resto é ir afinando.